Вопросы для собеседовании для секретаря. Собеседование делопроизводителя Как проводить собеседования для секретарей вопросы

И вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря . К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря , но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью », ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше . Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью , после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности , на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Собеседование секретаря

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает. Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог . Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

Как я собеседую секретарей

Можно, конечно, выдать человеку тесты на знания Microsoft Office, английского языка и пр. Но в нашей компании английский зачастую не нужен, а в случае необходимости есть специальные шпаргалки, где основные фразы в русской транскрипции представлены. К тому же все равно основное количество навыков и информации секретарь получит во время испытательного срока. Вот тогда и станет понятно, подходит ли соискательница компании, и подходит ли компания ей.

Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. «Истинные леди» в большинстве случаев этим не «заморачиваются».

Собеседование с руководителем: как себя вести, вопросы и ответы

Наиболее часто соискателей работы вводит в ступор простейшая просьба — рассказать о себе. На первый взгляд, ничего сложного в этом нет, но почему-то очень часто люди просто теряются. Вот план того, как должен быть составлен правильный рассказ о себе на собеседовании. Пример:

Вот простой пример того, как при устройстве на работу вести себя на собеседовании. Голос чёткий и уверенный, взгляд сосредоточенный, поведение спокойное, руки не «пляшут» по сторонам, но самое главное — отсутствие страха. Если придерживаться такого поведения, то никакого волнения не будет. Что же касается чувства страха, то тут всё просто. Не стоит пугаться того, что лицо, которое принимает вас на собеседовании, занимает руководящую должность, ведь прежде всего он такой же человек, как и вы. У нас не возникает чувство страха в магазинах перед продавцами, перед работниками банка или в кафе перед официантами, так чего же бояться руководителя?

Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь - лицо компании.

1. правильной деловой речи - учебники по стилистике вам в помощь;
2. базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
3. чёткого представления о делопроизводстве;
4. владения азами этикета;
5. умения обращаться с офисной техникой - принтером, сканером, факсом;
6. скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
7. быстрой работы в Word и Excel.

Какие вопросы задавать на собеседовании

Стоит постараться сохранить спокойствие, не меняя выбранной линии поведения. Ваши ответы должны демонстрировать уверенность в себе и пригодность для данной должности. На личные вопросы, даже если они вас задевают, лучше не отвечать по типу: «Это никого не касается», а построить ответ в стиле «Это не помешает моей добросовестной работе».

Собеседование в самом разгаре, вы ответили на много каверзных вопросов, интересующих потенциального работодателя, переговорили о многих важных моментах. Настал момент, когда интервьюер, исчерпав свой интерес, обратится к вам с фразой, которую многие принимают за прощальную: «Есть ли у вас какие-либо вопросы?»

Как вести себя на собеседовании? Вопросы при приеме на работу и ответы на них техника продаж — Как продать ручку на собеседовании

Конечно, грубой ошибкой станет желание рассказать, как вы не ладили с начальством, почему были загружены работой и как тяжело проходил трудовой день. Но, и грубая лесть в пользу того, что все было отлично, а именно вас считали душою компании, вызовет сомнения, заставляя в очередной раз задуматься.

Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.

Собираясь на собеседование в качестве соискателя на вакантную должность секретаря, первое, что нужно сделать, это постараться получить максимум информации как о самой компании, так и о направлениях ее деятельности. Помочь вам в этом может интернет, в котором вы найдете и сайт компании, и отзывы о ней. Это необходимо для того, чтобы вы смогли примерно понять, какие требования к секретарю в ней предъявляются, а также какими навыками и умениями он должен обладать.

Вопросы на собеседовании

Вопрос 14. Почему Вы считаете, что мы должны сделать выбор в пользу Вашей кандидатуры?
Опишите свои преимущества, подчеркните Ваш релевантный опыт работы и свое желание развиваться, профессионализм, умение выполнять свою работу качественно и в сжатые сроки.

Вопрос 8. Кем Вы видите себя через 5 лет?
На этот вопрос нужно отвечать обтекаемо, например, вы хотели бы со временем занять более ответственную и серьезную должность, иметь расширенный функционал. Никогда не говорите, что у вас есть планы о создании собственного бизнеса или открытии собственной компании.

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

Успешное прохождение собеседование на должность секретаря руководителя компании будет зависеть от вашего делового внешнего вида, профессиональных качеств, коммуникабельности и умения быстро ориентироваться даже в самых неожиданных ситуациях, сглаживая острые углы и незамедлительно отвечая на каверзные вопросы.

Занять вакантную должность секретаря в крупной компании можно только после собеседования. Единой инструкцией о том, как его блестяще пройти – нет, поскольку требования к соискателям могут быть разными. Тем не менее, общие правила поведения на собеседованиях все же существуют. Их знание позволит кандидату на вакантную должность преподнести себя с лучшей стороны, полнее раскрыть свой профессионализм, продемонстрировать свои знания и умения.

Порядок подготовки к собеседованию

Собираясь на собеседование в качестве соискателя на вакантную должность секретаря, первое, что нужно сделать, это постараться получить максимум информации как о самой компании, так и о направлениях ее деятельности. Помочь вам в этом может интернет, в котором вы найдете и сайт компании, и отзывы о ней. Это необходимо для того, чтобы вы смогли примерно понять, какие требования к секретарю в ней предъявляются, а также какими навыками и умениями он должен обладать.

Совсем не лишним будет узнать имя руководителя и прочих должностных лиц, а также точный адрес из офиса для того, чтобы заранее продумать маршрут, что исключит риск опоздания на собеседования. Теперь осталось лишь сложить все свои документы в одну папку так, чтобы их удобно было доставать, если лица, проводящие собеседования, попросят вас их предъявить.

Общие правила успешного прохождения собеседования

Секретарь – это первый помощник руководителя и лицо компании. В его должностные обязанности входит множество функций, которые он должен с блеском выполнять, равно как и владеть полной информаций о деятельности компании и о ее структуре. Он является как бы связующим звеном между первым руководителем и начальниками его структурных подразделений. Он также первый принимает гостей, которыми выступают партнеры по бизнесу, инвесторы, контролирующие органы и т.д. Поэтому к внешнему виду секретаря предъявляются повышенные требования. На собеседование нужно прийти:

• В деловом костюме;
• С легким макияжем;
• С аккуратной прической;
• Без резкого парфюма.

Опоздания в данной ситуации недопустимы. Если же вы, наоборот, пришли слишком рано, то сразу заходить в офис не нужно. Прийти следует не ранее, чем за 10 минут до назначенного времени.

Первое, что нужно продемонстрировать соискателю, это:

• Знание делового этикета;
• Хорошие манеры;
• Правильную речь;
• Внимательность;
• Доброжелательность;
• Способность быстро ориентироваться в ситуации и незамедлительно отвечать даже на самые каверзные вопросы.

Соискателю не нужно стесняться переспрашивать вопрос или дополнительно уточнять интересующие его моменты. Умение выстраивать диалог очень ценится среди секретарей, равно как и желание хорошо выполнять свои должностные обязанности.

• Как завершить собеседование так, чтобы повысить своих шансы на успех
• Готовимся к собеседованию на английском языке (Деловой английский язык для секретаря)
• Руководитель-женщина и руководитель-мужчина: как с ними взаимодействовать?

Как грамотно выстроить беседу?

Любое собеседование начинается с рассказа соискателя о себе. Потенциальному работодателю нужно рассказать не только о своем образовании и предыдущем месте работы, но и о своих профессиональных качествах, навыках в делопроизводстве и умении правильно организовать работу.

В своем монологе желательно как можно меньше употреблять местоимение «Я», заменяя его на «Мы», «Наша компания» и т.д. В рассказе не нужно говорить о своем здоровье или о наличии материальных затруднений, не следует слишком распространяться о компаниях, в которых вам приходилось работать, не стоит и обсуждать своего прежнего руководителя.

Во время монолога постарайтесь произвести на проводящих собеседование лиц хорошее впечатление. Вы должны выглядеть, как образованная и всесторонне развитая личность, желающая работать на благо этой компании. Ваши глаза не должны быть опущены вниз, но и высокомерие тоже недопустимо. Хороший секретарь должен уметь чувствовать «золотую середину».

Довольно каверзным вопросом может стать причина вашего увольнения с предыдущего места работы, особенно если вы работали там по этой же специальности. К этому вопросу нужно быть готовой и вне зависимости от истинной причины назвать нейтральную – смена места жительства и т.п.

Не менее важным для решения отдать вам вакантную должность, будет ваш ответ на вопрос, зачем вам это должность, чего вы планируете достичь, получив должность в этой компании. Правильным ответом будет – повышение своего профессионализма и карьерный рост. Вашей задачей №1 будет дать понять потенциальному работодателя, что вы легко обучаемы и новую информацию схватываете буквально на лету. Это должно убедить его в том, что недостающие навыки вы приобретете очень быстро. Но не переоценивайте себя. Если компании требуется секретарь со знанием английского языка, а он у вас на уровне школьного курса, то это место работы вам пока не подходит. Выучить иностранные языки за короткий срок невозможно.

Правильные ответы на каверзные вопросы потенциального работодателя

Ни одно собеседование не проходит без стандартных вопросов к соискателю. Их задают для того, чтобы лучше понять, что же это за человек сидит перед ними. При тестировании на собеседовании потенциального секретаря, вопросы задают ему такого плана:

1. На что вы в первую очередь обращаете внимание, вступив в новую должность?

Ответ: на организацию рабочего места, царящую в коллективе атмосферу, социальные гарантии.

1. Какие вы строите планы на недалекое будущее?

Ответ: избегая конкретики, рассказать о желании карьерного роста, без указывания должности, которую хотели бы занять.

1. Ваши недостатки?

Ответ: назвать недостатки нужно обязательно, но так, чтобы превратить их в достоинство, к примеру, я не могут отказать в помощи коллегам по работе даже в ущерб своим личным интересам.

1. Почему вакантная должность должна достаться вам?

Ответ: потому что я могу принести своему руководителю и компании неоценимую пользу.

Могут быть и другие вопросы, касающиеся, в том числе, вашей личной жизни. К примеру, проведения досуга, хобби, увлечения, мечты и желания.

Стандартное тестирование соискателя

Тесты и задания – это важная часть проведения собеседования соискателя на вакантную должность секретаря. Необходимость их выполнения не должна вас пугать. Сначала вас попросят продемонстрировать свои умения работать с оргтехникой – распечатать документ, отправить электронное письмо, набрать на компьютере текст под диктовку. Далее проверят ваши знания офисных программ, и начнется самое интересное – тесты.

Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.

Каким бы ни был расклад собеседования, ведите себя достойно. Даже если вы его провалите и не получите желаемую должность, то это все равно можно расценивать, как жизненный опыт, который обязательно поможет вам в следующий раз. И вы, наконец-то, получите ту должность, которую давно ждали.

1. Гарантийное письмо обязательно должно быть подписано:

а) руководителем предприятия и главным бухгалтером;

б) руководителем предприятия и ответственным исполнителем письма;

в) главным бухгалтером и ответственным исполнителем письма;

г) исключительно главным бухгалтером предприятия.

2. Какой должна быть подпись на документе, если он составлен на фирменном бланке компании:

а) Генеральный директор (подпись) Ф. Е. Петров;

б) Генеральный директор ОАО «Лилия» (подпись) Петров Ф. Е.;

в) Петров Ф. Е. (подпись).

3. Оттиск печати на служебном документе ставят таким образом, чтобы он захватывал:

а) первые несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

б) последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

в) последние несколько букв фамилии лица, подписавшего документ;

г) последнюю строчку текста служебного документа.

4. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?

а) машинописным способом;

б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;

в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;

г) проставляется любым способом.

5. Какой из указанных видов приказов является ошибочным:

а) приказ по основной деятельности;

б) приказ по административно-хозяйственной деятельности;

в) приказ по финансово-хозяйственной деятельности;

г) приказ по личному составу.

6. Порядковый номер бланка следует располагать:

а) в верхней части лицевой стороны бланка;

б) в нижней части лицевой стороны бланка;

в) в верхней части обратной стороны бланка;

г) в нижней части обратной стороны бланка.

7. Какие из приведенных ниже входящих документов не подлежат регистрации:

а) поздравительные письма;

б) гарантийные письма;

в) письма-запросы;

г) сопроводительные письма.

8. В личную карточку сотрудника не заносят сведения:

а) о воинском учете;

б) о принадлежности к политическим партиям и общественным организациям;

в) об общем стаже работы;

г) о семейном положении.

9. Служебный документ, который содержит предложение о назначении на должность, переводе на другую должность (работу) или поощрении (награде, премировании) сотрудника организации называется:

а) приказ по личному составу;

б) докладная записка;

в) приказ по административно-хозяйственным вопросам;

г) представление.

10. Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» в служебном документе, оформленном на нескольких листах, указывают:

а) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа;

б) в левом верхнем углу обратной стороны последнего листа документа;

в) в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа;

г) в левом нижнем углу обратной стороны последнего листа документа;

Ключ к тесту на знание делопроизводства Украины:

1 — а
2 — а
3 — б
4 — в
5 — в
6 — г
7 — а
8 — б
9 — г
10 — а