Подготовка принятие и реализация коммерческих решений. Теоретические основы разработки и принятия коммерческих решений

Коммерческие решения на рынке товаров и услуг предполагают выполнение целого ряда операций, таких как обоснование потребности в товарах, разработка заказов и заявок на них, выбор поставщиков для установления хозяйственных связей с ними, контроль выполнения договорных обязательств, управление товарными ресурсами, продажа товаров и ее стимулирование и т.д. То есть коммерческие решения - это комплекс приемов и методов, обеспечивающих максимальную выгодность любой торговой операции для каждого из партнеров при учете интересов конечного потребителя. При этом под коммерческим решением понимается управленческие решения в торговле, касающиеся покупки и продажи товаров.

Решение о целевом рынке. Самое важное решение, которое предстоит принять розничному торговцу, - это выбор целевого рынка. Не выбрав целевого рынка и не составив его профиля, невозможно принимать последовательные, согласующиеся между собой решения относительно товарного ассортимента, оформления магазина, рекламных, обращений и средств рекламы, уровней цен и т.п. Некоторые магазины совершенно точно ориентированы на свой целевой рынок. Розничному торговцу необходимо регулярно заниматься маркетинговыми исследованиями, чтобы быть уверенным в удовлетворенности своих клиентов.

2) Решение о товарном ассортименте и комплексе услуг. Розничным торговцам предстоит принять решение о трех основных «товарных» переменных: товарном ассортименте, комплексе услуг и атмосфере магазина. Товарный ассортимент розничного торговца должен отвечать покупательским ожиданиям целевого рынка. Розничному торговцу предстоит также решить вопрос о комплексе услуг, которые он предложит клиентам.

Третьим элементом товарного арсенала розничного торговца является атмосфера магазина. У каждого торгового помещения своя планировка, которая может и затруднять и облегчать передвижение покупателей.. Атмосферу создают творческие работники, знающие, как совместить зрительные, слуховые, обонятельные и осязательные раздражители для достижения желаемого эффекта.

Решение о ценах. Цены, запрашиваемые розничными торговцами, - ключевой фактор конкуренции и одновременно отражение качества предлагаемых товаров. Способность розничного торговца совершать тщательно продуманные закупки - важнейшая составляющая его успешной деятельности. Помимо этого, к назначению цен следует подходить очень внимательно и по ряду других причин.

Решение о методах стимулирования. Для охвата потребителей розничные торговцы пользуются обычными орудиями стимулирования - рекламой, методом личной продажи, мерами по стимулированию сбыта и пропагандой. Розничные торговцы дают рекламу в газетах, журналах, по радио и телевидению. Время от времени массовую рекламу дополняют письмами, которые вручают лично, и отправлениями прямой почтовой рекламы. Личная продажа требует тщательного обучения продавцов приемам установления контакта с покупателями, удовлетворения покупательских нужд, порядку разрешения сомнений и жалоб клиентов. Стимулирование сбыта может выражаться в проведении внутри-магазинных показов, использовании зачетных талонов, разыгрывании призов, устройстве визитов знаменитостей. Розничные торговцы, у которых есть что сказать интересного, всегда могут воспользоваться и приемами пропаганды.

Решение о месте размещения предприятия. Выбор места расположения магазина - один из решающих конкурентных факторов с точки зрения возможностей привлечения покупателей. Клиенты, например, как правило, выбирают тот банк, который находится к ним ближе всех. Сети универмагов, нефтяные компании и владельцы привилегий в сфере общепита быстрого обслуживания особенно тщательно выбирают места размещения своих предприятий, пользуясь для этого самыми совершенными методами выбора и оценки участков.

Методология коммерческого решения представляет собой логическую организацию деятельности по разработке коммерческого решения, включающую формулирование цели управления, выбор методов разработки решений, критериев оценки вариантов, составление логических схем выполнения операций.

Методы разработки управленческих решений включают в себя способы и приемы выполнения операций, необходимых в разработке коммерческих решений. К ним относятся способы анализа, обработки информации, выбора вариантов действий и пр.

Организация разработки коммерческого решения предполагает упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения. Организация осуществляется посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, ответственности.

Технология разработки коммерческого решения - вариант последовательности операций разработки решения, выбранный по критериям рациональности их осуществления, использования специальной техники, квалификации персонала, конкретных условий выполнения работы.

Качество коммерческого решения - совокупность свойств, которыми обладает коммерческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы.

Объект принятия коммерческого решения - многогранная деятельность предприятия независимо от его формы собственности. В частности, объектом принятия решения являются следующие виды деятельности:

техническое развитие;

организация основного и вспомогательного производства;

маркетинговая деятельность;

экономическое и финансовое развитие;

организация заработной платы и премирования;

социальное развитие;

управление;

бухгалтерская деятельность;

кадровое обеспечение;

прочие виды деятельности.

Правильность и эффективность принятого решения во многом определяется качеством экономической, организационной, социальной и других видов информации. Условно все виды информации, которые используются при принятии решения, можно подразделить:

на входящую и исходящую;

обрабатываемую и необрабатываемую;

текстовую и графическую;

постоянную и переменную;

нормативную, аналитическую, статистическую;

первичную и вторичную;

директивную, распределительную, отчетную.

Ценность получаемой информации зависит от точности задачи, так как правильно поставленная задача предопределяет необходимость конкретной информации для принятия решения.

Принятие решений присуще любому виду деятельности, и от него может зависеть результативность работы одного человека, группы людей или всего народа определенного государства. С экономической и управленческой точек зрения принятие решения следует рассматривать как фактор повышения эффективности производства. Эффективность производства, естественно, в каждом конкретном случае зависит от качества принятого решения.

Все принимаемые в любой сфере деятельности решения можно условно классифицировать и подразделить на решения: по стратегии предприятия; прибыли; продажам; вопросам, оказывающим влияние на образование прибыли.

Принятие решения, как правило, сопряжено с выбором направления действия, и если решение принимается легко, без специальной проработки альтернатив, то хорошее решение принять трудно.

Принятию решения предшествуют несколько этапов:

возникновение проблем, по которым необходимо принять решение;

выбор критериев, по которым будет принято решение;

разработка и формулировка альтернатив;

выбор оптимальной альтернативы из их множеств;

утверждение (принятие) решения;

организация работ по реализации решения - обратная связь

К критериям

Определение степени способности применяемой организационной структуры управления обеспечить получение нормы прибыли.

Степень способности существующей структуры управления создавать условия для повышения нормы прибыли

Степень способности быстро реагировать на изменение спроса и в соответствии с этим осуществлять действия.

Степень способности организационной структуры управления обеспечить рост производительности труда за счет по детальной специализации общественного труда и производства.

Степень эффективности системы производственного контроля при данной организационной структуре управления.

Объектом для возникновения проблем могут служить итоговые показатели коммерческой деятельности предприятия. Например, в результате деятельности предприятия стали резко ухудшаться показатели конечных результатов работы (повышение себестоимости продукции, снижение роста производительности труда и его качества, прибыли и рентабельности); а также возникли конфликтные ситуации, высокая текучесть кадров.

Методов принятия решений существует великое множество, например, системный, аналитический, поледовательных сравнений, попарных сравнений, статистический, экспертный и т.д. Рассмотрим некоторые из них.

В наши дни слово "системный" широко используется в самых разнообразных сочетаниях. В инженерных системах говорят о системотехнике, известен системный анализ, системное управление проектами, системное проектирование организаций и т.д. Очевидно, что происхождение слова "системный" во многом связано с идеями общей теории систем и кибернетики.

Основными понятиями, используемыми обычно при системном подходе, являются система, процесс, вход, выход, обратная связь, ограничения. Эти понятия применяются для систем самой разной природы. В процессах выбора проекта уникального объекта, разработки плана и т.д. также можно выделить соответствующие системы (и в них - подсистемы), понять их связь с другими системами, определить вход (входная информация), выход (решение), обратные связи (анализ решения) и ограничения (ресурсные, трудовые и т.д.). В итоге выделяются системы, решающие определенные проблемы.

Что же обычно понимают под словами "системный подход"? Для ответа на этот вопрос рассмотрим имеющиеся рекомендации по "системному" решению различных по своему характеру проблем.

В соответствии с подходом системотехники выделяются следующие этапы решения проблемы:

уяснение задачи и выбор цели;

перечисление или изобретение альтернатив;

анализ альтернатив;

выбор наилучшего решения;

представление результатов.

В подходе анализа систем и исследования операций обычно выделяют пять логических элементов:

выделить цель или совокупность целей;

выделить альтернативные средства достижения целей;

определить ресурсы для использования каждой системы;

построить математическую (при подходе исследования операций) или логическую (что бывает чаще при подходе анализа систем) модель, т.е. ряд зависимостей между целями, альтернативными средствами их достижения, окружающей средой и ресурсами;

определить критерий выбора предпочтительной альтернативы.

В процессе формирования решений в организации с применением системного подхода можно выделить следующие этапы:

определение целей организации;

выявление проблем в процессе достижения этих целей;

исследование проблем и постановка диагноза;

поиск решения проблемы;

оценка всех альтернатив и выбор наилучшей из них;

согласование решений в организации;

утверждение решений;

подготовка к вводу решений в действие;

управление применением решения;

проверка эффективности.

Рисунок 1 отражает то общее определение четкой последовательности действий, учет целей и средств, выделение и последовательное рассмотрение альтернативных вариантов решения проблем, стремление к рациональному выбору между ними.

Рис. 3. Процесс РУР на базе системного подхода

Итак, системный подход к решению проблем различного характера с утилитарной точки зрения связан с выделением системы из внешней среды и определением совокупности последовательных, логических шагов рассмотрения проблемы. Назовем эти черты общей схемой системного подхода.

Чем же различаются системные подходы, предназначенные для решения различным проблем? В первую очередь - способами аналитического сравнения альтернатив. Так, например, в системотехнике используются стандартные методы расчета различных классов технических систем (электронных схем, систем автоматического регулирования и т.д.). При использовании подхода исследования операций имеется целый класс методов: математического программирования, вероятностные, сетевого планирования и т.д. При подходе анализа систем используется в первую очередь метод стоимость - эффективность.

Есть примеры, когда общая схема системного подхода используется для решения сложных проблем без специальных способов аналитического сравнения альтернатив. Последнее время общая схема системного подхода очень популярна. Трудно найти проблему, при решении которой не рекомендовалось бы использовать системный подход.

При столкновении же со сложными человеческими проблемами терпит крах и кажущаяся универсальность последовательности этапов. Выявление целей и определение проблем зависит от общей идеи решения, т.е. от выбора одной из альтернатив. Мы можем последовательно расширять круг рассматриваемых проблем, пока на основе знаний наших стремлений, возможностей и ресурсов у нас не мелькнет догадка поставить всю задачу наиболее рациональным образом.

С одной стороны, прагматические возможности общей схемы (перечня этапов) системного подхода являются достаточно скромными. С другой стороны, представляется весьма ценным образовательное значение идей системного подхода. При формировании мышления могут оказаться полезными идеи последовательного, поэтапного подхода к решению сложных проблем.

Аналитические методы

Данные методы основаны на работе руководителя или специалиста с набором аналитических зависимостей. Они определяют соотношение между условиями выполнения задачи и ее результатами в виде формул, графиков, логических соотношений, например, «Тише едешь -- дальше будешь». «Тише едешь» -- это условие, а «дальше будешь» -- это результат. В деятельности организаций имеется много типовых зависимостей, имеющих объективный характер: зависимости между спросом и предложением, жизненного цикла продукции от времени, производительности труда от квалификации персонала, стиля управления от характера деятельности компании, качества УР от полноты и ценности информации и др. Каждый руководитель имеет некоторый набор таких зависимостей, выработанных интуитивно в течение ряда лет или полученных в результате обучения. Многие эффективные зависимости так и остаются неизвестными ряду руководителей. Иногда приходится искать эффективные зависимости путем проб и ошибок, неоправданно затрачивая ресурсы. Большой набор ценных зависимостей обычно объявляется конфиденциальной информацией конкретной организации. В век всеобщей информатизации продажа новых разработок в области РУР постепенно становится частью бизнеса.

На рис.4. приведен характер графической зависимости роста производительности труда от материального поощрения работников.

100% Производительность труда

Материальное поощрение

Рис.4 Графическая зависимость роста производительности труда.

Рост производительности труда объясняется повышением степени удовлетворения основных потребностей работника. Размер области роста сильно зависит от количества удовлетворяемых потребностей и интересов со стороны как материального, так и морального стимулирования. Область стабилизации определяется достижением работником физического предела нагрузок. Область спада объясняется снижением качества работы в погоне за увеличением материального стимулирования.

Основу этих методов составляют: теория вероятностей, теория марковских процессов, теория массового обслуживания.

Метод последовательных сравнений (сортировки)

В состав метода входят"следующие операции:

1. Составляется перечень признаков решений.
2. Перечень записывается в таблицу в порядке убывания значимости.
3. По каждому признаку в таблицу записывается оценка реализации каждого признака по всем решениям -- максимальная оценка 5 (см. пример в табл. 1.).
4. По каждому столбцу находится сумма произведений оценки на соответствующий коэффициент значимости признака. 5. Производят сортировку полученных значений по максимальному значению суммы и определяют предпочтительный вариант решения. По данным примера предпочтительный вариант имеет решение № 2 с суммой в 14,1 балла.

Таблица.1 . Оценки признаков по каждому решению

Признак	Оценка реализации
Наименование	Коэффициент значимости	Решение №

Время реализации
Финансовые затраты
Повышение объема сбыта
Величина дополнительной прибыли
Качество продукции

Метод парных сравнений (парная сортировка)

Метод реализуется путем парных сравнений признаков каждого УР и дальнейшей статистической обработкой УР (рис. 5). На схеме УР1--УР5 -- варианты УР, сравниваемых по набору их признаков.

Окончательный выбор

Для осуществления парных сравнений по приведенной схеме УР записываются подряд в любом порядке. Затем эксперты сравнивают два первых УР, лучшее из них сравнивается с третьим УР и т.д. В результате парных сравнений выбирается одно лучшее УР.

Типовой вид сценария. Метод сценариев представляет собой набор прогнозов по каждому рассматриваемому решению, его реализации, а также возможным положительным и отрицательным последствиям. Сценарии по каждому решению обычно фиксируются на бумаге, в памяти компьютера, на магнитной ленте. Они напоминают литературные сценарии с прологом, основной частью и эпилогом.

Сценарии всех спектаклей по сути также представляют прогнозы решений необычных или классических жизненных проблем, при этом зрители играют роль арбитров. Спектакли с плохими вариантами решений являются провальными и их обычно не спасает талантливая игра актеров.

Сценарий для УР. При разработке, выборе или реализации УР метод сценариев выполняется следующим образом (рис. 6.):

* руководитель подразделения составляет подробное описание задания: цели, существующую ситуацию и проблему;
* одному из опытных работников поручается разработать варианты решения проблемы;
* специалисту, обладающему еще и литературными способностями, дается задание составить сценарий возможного прохождения решения и предполагаемых результатов, а также реакций на эти результаты заинтересованных специалистов; I
* текст сценария рассылается всем работникам, которые на разных стадиях должны принять участие в разработке и реализации решения;
* созывается совещание по обсуждению сценария. Возможны три варианта результатов обсуждения:

полное одобрение сценария и утверждение технологии разработки и реализации решения, внесение в него коррективов, утверждение технологии разработки и реализации решения, очевидное несогласие и переделка сценария;

составление окончательного сценария для ввода в базу данных компании.

Структура сценария состоит из содержательной части и количественных параметров. В состав содержательной части рекомендуется включать:

* историю развития объекта управления;
* ситуацию, приведшую к необходимости РУР, и исторические параллели решения аналогичных проблем;

* цель, вытекающую из инициирующей ситуации;

* действующих лиц внешней и внутренней для организации среды;
* психологический конфликт между участниками внутренней и внешней среды;
* перечень технических и социальных проблем исходя из цели;
* решения по каждой проблеме;
* возможные результаты.

Рис. 6. Структура содержательной части сценария

Условия эффективности метода. Для управленческих решений соотношение объема содержательной и количественной информации должно составлять примерно 70% и 30%. Существенное преобладание содержательной информации (более 80%) снижает доказательную ценность сценария. Аналогично существенное преобладание количественной информации (более 40%) снижает эмоциональное воздействие сценария на соответствующего специалиста.

Метод сценариев относится к комплексным методам разработки, выбора и реализации УР. Применение метода сценариев эффективно при разработке УР для:

* большой группы людей или компаний (для нескольких сотен человек или компаний);
* людей, имеющих разный менталитет, вероисповедание, жизненные ценности (наглядность метода сценария в значительной мере объединяет оценки людей);
* пессимистов или враждебно настроенных к руководителю или компании людей;
* гуманитариев, для которых представление важнее расчетов.

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

экономический университет»

Кафедра коммерческой деятельности и предпринимательства

Контрольная работа по дисциплине

Методы оценки и принятия коммерческих решений

Анализ методики принятия управленческих

Выполнил: _______________________________

(Фамилия, имя, отчество)

студент ______ курса________ спец.__________

(срок обучения)

группа _________ № зачет. книжки __________

Преподаватель: ____________________________

(Фамилия, имя, отчество)

Должность: _______________________________

(уч. степень, уч. звание)

Оценка: ______________ Дата: ______________

Подпись__________________________________

Санкт-Петербург

Введение 3

Методология принятия решения в организации 4

Методы принятия управленческих решений 8

Анализ методики принятия управленческих решений в ТК «Петрович» 17

Общая характеристика организации и анализ целей 17

Анализ методов принятия управленческих решений в ТК «Петрович» 19

Разработка критериев и ограничений управленческих решений 22

Разработка альтернатив управленческого решения 22

Выбор альтернативы 24

Принятие управленческого решения 27

План реализации принятого управленческого решения 28

Ожидаемый экономический эффект. 29

Заключение 31

Список литературы 33

Введение

Принятие решений пронизывает всю управленческую деятельность, решения принимаются по широкому кругу задач управления. Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки и исполнения управленческих решений. По существу, вся совокупность видов деятельности любого работника управления, так или иначе, связана с принятием и реализацией решений. Этим, прежде всего, определяется значимость деятельности по принятию решений и определению его роли в управлении.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений.

Для достижения поставленной цели необходимо осуществить следующие задачи:

1. Рассмотреть процесс принятия решений;

2. Изучить методы принятия управленческих решений;

3. Провести анализ методики принятия управленческих решений в ТК «Петрович».

Методология принятия решения в организации

Процесс принятия решений с технологической точки зрения можно представить в виде последовательности этапов и процедур, имеющих между собой прямые и обратные связи. Обратные связи отражают итеративный циклический характер зависимости между этапами и процедурами. Итерации в выполнении элементов процесса принятия решений обусловлены необходимостью уточнения и корректировки данных после выполнения последующих процедур. С информационной точки зрения в процессе принятия решений происходит уменьшение неопределенности. Формулировка проблемной ситуации как бы порождает вопрос «что делать?». Последовательное выполнение процедур приводит к формированию ответа на этот вопрос в виде «что и как нужно делать».

Процедуры принятия решений могут выполняться путем мышления лицом принимающим решение и экспертов, т. е. творчески, неформальным образом, и с применением формальных средств - математических методов и ЭВМ. В процессе принятия решений решается задача поиска, распознавания, классификации, упорядочения и выбора. Для решения этих задач используются методы анализа и синтеза, индукции и дедукции, сравнения и обобщения.

Формальные процедуры заключаются в проведении расчетов по определенным алгоритмам с целью анализа вариантов решения, оценки необходимых ресурсов, сужения множества вариантов решения и т. п. Выполнение формальных процедур осуществляется лицо принимающее решение, экспертами, техническим персоналом и техническими средствами.

Представление процесса принятия решений как логически упорядоченной совокупности неформальных и формальных процедур (есть описание технологической схемы выполнения этого процесса. Такое описание позволяет структурно упорядочить процесс принятия решений и определить информационную модель процесса, на основе которой рационально организуется сбор, обработка и хранение необходимой информации.

В процессе принятия решений выделяют три этапа: постановка задачи, формирование решения и выбор решения. На этапе постановки задачи выполняются следующие процедуры: выявление и описание проблемной ситуации; определение времени, необходимого для принятия решения; определение необходимых для принятия решения ресурсов. Этап постановки задачи должен дать ответы на вопросы: какую проблему и в каких условиях нужно решать? когда нужно ее решать? какими силами и средствами будет решаться проблема?

На этапе формирования решений выполняются следующие процедуры:

анализ проблемной ситуации;

формирование ситуаций;

формирование целей;

определение ограничений;

генерация решений;

измерение предпочтений решений.

Основной целью второго этапа является формирование вариантов

решений и оценка их предпочтений.

На этапе выбора решений выполняются следующие процедур

определение допустимых (приемлемых) решений;

формирование критериев выбора решения;

определение эффективных (недоминируемых) решений;

определение единственного решения см. рис 1Схема процесса принятия решений

Рисунок 1. Схема процесса принятия решений.

На рис. 1 приведена схема процесса принятия решений. Тонкими линиями показана последовательность выполнения процедур и итеративных циклов. Утолщенными линиями показаны потоки информации.

Для того чтобы принять управленческое решение, каждый менеджер должен хорошо разбираться не только в понятийном аппарате, но и достаточно квалифицированно при этом применять на практике:

Методология управленческого решения представляет собой логическую организацию деятельности по разработке управленческого решения, включающую формулирование цели управления, выбор методов разработки решений, критериев оценки вариантов, составление логических схем выполнения операций.

Методы разработки управленческих решений включают в себя способы и приемы выполнения операций, необходимых в разработке управленческих решений. К ним относятся способы анализа, обработки информации, выбора вариантов действий и пр.

Организация разработки управленческого решения предполагает упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения. Организация осуществляется посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, ответственности.

Качество управленческого решения - совокупность свойств, которыми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы. Например, своевременность, адресность, конкретность.

Коммерческая информация представляет собой совокупность сведений и данных о деятельности предприятия, его организационной структуре, внешних и внутренних связях, технологиях производства и ассортименте выпускаемой продукции, а также прочих моментах, касающихся его деятельности.

Что относится к коммерческой информации

Без планомерного и регулярного обеспечения организации разного рода данными станет невозможной его работа. Коммерческой информацией называют следующие сведения:

данные о внешней среде предприятия (рынке, законодательных нормах, также деятельности конкурентов);
внутреннюю информацию (о производственной деятельности, резервах, а также "узких местах");
сведения о потребителях продукции и услуг организации (их финансовые возможности, а также возрастной, национальный, географический состав и так далее);
данные о конкурентах, а именно - ассортимент выпускаемой продукции, приемы сбыта, а также ценовая политика ;
информацию о товарах и услугах, которые реализуются на рынке (качественный, количественный состав, а также стоимость);
данные о рыночном уровне цен;
информацию о каналах сбыта и распределения продукции, а также механизмах доведения их до конечного поставщика;
рекламные материалы, а также сведения об их эффективности.

Основные составляющие

Можно выделить следующие составляющие коммерческой информации:

деловая (относится к работе с контрагентами);
научно-техническая (описывает нововведения и технологию производства);
производственная (плановые и фактические показатели по выпуску продукции);
управленческая (организация руководства предприятием);
маркетинговая (сведения о рынке);
финансовая (денежные потоки).

Распространение коммерческой информации

Информация в коммерческой деятельности может распространяться двумя основными путями:

посредством периодической печати - в виде специализированных журналов и каталогов (стоит отметить, что они нуждаются в постоянном обновлении по мере изменения ситуации на предприятии);
путем создания электронных баз данных, которые могут содержать как комплексные сведения по каждому предприятию, так и детализацию по отдельным направлениям их коммерческой деятельности.

Важно понимать, что в состав коммерческой информации входят как данные, находящиеся в общем доступе, так и закрытые. К первым можно отнести контактные данные организации, имена ее руководителей, направления производственной и прочих видов деятельности, а также сведения о некоторых активах. Что касается закрытых данных, то они определяются организационной формой предприятия (это может быть информация о кредитах, партнерских соглашениях, технологиях производства и так далее) и не подлежат распространению.

Виды коммерческой информации

Информация коммерческой организации подразделяется на несколько разновидностей:

открытые данные общего пользования (сюда можно отнести регистрационные и контактные данные организации, виды ее деятельности, а также ассортимент выпускаемой продукции или перечень предоставляемых услуг и прочие моменты, которые руководство предприятия не считает нужным скрывать);
информация, предназначенная для контролирующих органов (речь идет о разнообразных формах отчетности);
доступ к закрытым сведениям имеет только непосредственное руководство фирмы, а также ограниченный круг сотрудников (имеется в виду технология производства и используемые материалы, договорные отношения, а также прочая информация, которая является коммерческой тайной).

Роль коммерческой информации

Коммерческая информация должна быть достоверной и актуальной для обеспечения бесперебойной работы предприятия, а в особенности - его управленческого звена. Она позволяет правильно оценить сложившуюся ситуацию и принять соответствующие меры. В современных условиях коммерческая информация приобретает особую ценность, ведь она характеризуется целым рядом преимуществ:

дает возможность постоянно анализировать экономическую и производственную ситуацию;
используется при составлении планов, прогнозов, а также на стадии контроля; своевременное поступление достоверной информации дает организации ряд конкурентных преимуществ;
позволяет выяснить отношение к предприятию как со стороны клиентов, так и со стороны партнеров и конкурентов;
постоянный мониторинг ситуации во внутренней и внешней среде;
достаточный объем сведений о предприятии в открытом доступе улучшает его имидж и повышает уровень доверия;
позволяет вовремя вносить коррективы в стратегические цели организации; снижает риск понести убытки.

Источники получения коммерческой информации

Коммерческая информация может быть получена из следующих источников:

маркетинговые исследования (могут проводиться самостоятельно, а также можно использовать информацию, предоставленную партнерами и контрагентами);
внутренняя документация фирмы (разного рода отчетные, а также текущие документы, которые оформляются для подтверждения проведения производственных операций);
внешние источники (статистическая информация специальных служб, организаций и агентств, которая публикуется в периодических изданиях и находится в открытом доступе).

Классификация коммерческой информации

Стоит отметить, что коммерческая информация достаточно неоднородна. В связи с этим была разработана следующая классификация:

По признаку времени:
- ретроспективная (позволяет оценить ситуацию, которая сложилась в предыдущих периодах для корректировки будущих планов);
- текущая (дает представление о нынешних результатах деятельности);
- прогнозная (определяет предполагаемое состояние организации в будущих периодах).
Относительно этапа принятия управленческих решений:
- констатирующая (описывает текущую ситуацию на предприятии в целом, а также в отдельных его подразделениях);
- поясняющая (необходима для понимания факторов, которые привели к той или иной ситуации);
- плановая (дает представление о будущем состоянии предприятия);
- контрольная (позволяет оценить соответствие текущих показателей заявленным).
По охвату:
- общая (вмещает в себя данные по предприятию в целом);
- локальная (описывает состояние отдельных структур и подразделений организации).
В соответствии с назначением:
- плановая (используется для определения будущих показателей);
- учетная (заносится в документы для фиксации нынешнего положения дел);
- нормативно-справочная (используется для приведения производственных процессов в соответствие з правилами);
- статистическая (позволяет отследить динамику показателей за последние несколько периодов);
- маркетинговая (описывает ситуацию на рынке).
По частоте поступления:
- дискретная (поступает с определенной периодичностью);
- эпизодическая (поступает единовременно, в случае возникновения необходимости);
- непрерывная (применяется для мониторинга текущей ситуации).

Коммерческая информация и коммерческая тайна

Существует отдельная категория данных, которые не подлежат распространению, а могут использоваться только ограниченным кругом сотрудников предприятия. Речь идет о такой категории, как конфиденциальная коммерческая информация. Это задокументированные сведения, доступ к которым ограничен не только внутренним уставом фирмы, но также и законодательными нормами.

Стоит отметить, что нельзя отождествлять такие понятия, как коммерческая информация и коммерческая тайна. Последняя охраняется нормативно-правовыми актами. Можно сказать, что государственное законодательство дает предпринимателю право засекретить ряд сведений о деятельности своей организации. Это связано с тем, что обнародование некоторых данных может нанести серьезный материальный ущерб. Таким образом, можно говорить о том, что коммерческая тайна несет определенную ценность и выгоду предпринимателю до тех пор, пока она неизвестна третьим лицам. При этом их сокрытие не должно наносить вред обществу.

Информация, составляющая коммерческую тайну

К коммерческой тайне можно отнести следующие категории данных:

научно-техническая информация (технология производства продукции, конструкция оборудования, изобретения, патенты, программные продукты, методика организации работы на предприятии; технологические планы);
информация технологического характера (конструкторские чертежи, химические формулы, планы относительно производства и выпуска продукции);
финансовая информация (алгоритм формирования цены, прибыль, полученная от реализации продукции, банковские операции и финансовые потоки);
деловая информация (условия договоров и контрактов, организационные моменты, данные о контрагентах, коммерческая переписка).

Что не может быть коммерческой тайной

Следующая коммерческая информация предприятии не может быть засекречена:

документы, относящиеся к учредительным, а также регистрационные и разрешительные свидетельства;
бухгалтерская отчетность, которая предоставляется в налоговые и прочие контролирующие органы, а также данные, свидетельствующие о платежеспособности;
информация о численности, структуре и составе персонала, а также уровне оплаты труда и соблюдения норм его безопасности;
данные о реализации потенциально опасной для человека продукции, а также документы, подтверждающие соблюдение антимонопольного законодательства;
данные о том, задействованы ли должностные лица в предпринимательской деятельности.

Защита коммерческой информации

Для того чтобы не допустить распространения конфиденциальных данных, на предприятиях применяются определенные средства. Коммерческой информации может быть обеспечена следующая защита:

разработка определенных инструкций, которые разъясняют работникам особенности и правила работы с данными;
назначение лиц, ответственных за сохранность коммерческой тайны;
создание системы контроля, в соответствии с которой будет осуществляться допуск работников к тем или иным данным;
обязательным моментом является подписание с каждым из сотрудников документов о неразглашении коммерческой тайны;
внедрение системы дополнительных поощрений для сотрудников, которые имеют дело с засекреченными данными;
автоматизация системы защиты информации;
непрерывный контроль со стороны руководства.

Недобросовестные методы получения коммерческой информации

Свод данных о внутренней и внешней среде предприятия является коммерческой информацией. Ряд предприятий может попытаться добыть ее недобросовестными методами:

распространение данных самими служащими (сознательно или непреднамеренно);
шантаж руководства или сотрудников, имеющих доступ к соответствующим данным;
провокационные или наводящие вопросы в ходе конференций или презентаций;
кража документов;
скрытное наблюдение (самостоятельное, при помощи наемных лиц или же посредством специальной техники);
переманивание работников с конкурирующей фирмы;
подкуп сотрудников;
прослушивание телефонных разговоров или перехват сообщений.

Выводы

Использование коммерческой информации во многом обусловливает эффективное функционирование фирмы. Это полная совокупность сведений о деятельности предприятия, которую используют руководителя для принятия управленческих решений, а также внешние пользователи с целью знакомства с организацией.

Стоит отметить, что коммерческая информация может быть как открытой (доступной всем без исключения), так и закрытой (которой может пользоваться только определенный круг лиц). При этом законодательство четко регулирует перечень данных, которые не могут быть засекречены. Что же касается сокрытие тех или иных фактов, то оно не должно наносить ущерба обществу.

С целью защиты коммерческой информации в организации предпринимаются определенные меры. Так, ограничивается круг лиц, которые имеют доступ к ней, а также подписывается договор с сотрудниками о недопустимости разглашения. За обнародование конфиденциальных данных вводится ответственность. Автоматизация системы защиты информации при помощи современных компьютерных технологий находится в приоритете. Тем не менее руководство также должно лично осуществлять контроль данного вопроса.