Надбавки в штатном расписании. Как прописать все надбавки

Нужно ли в штатном расписании помимо ежемесячных надбавок указывать сумму ежемесячной премии, если премия зависит от разных факторов, т.е. каждый месяц может быть разная? Если премия введена в штатное, становиться ли она обязательной выплатой? Можно ли её вывести за штатное. есть.

Ответ

Обоснование

Из ситуации

Нины Ковязиной , заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Нужно ли вносить в штатное расписание разряды, надбавки и премии

Да, нужно.

Однако, с 1 января 2013 года в связи с принятием применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют . Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются .

Поэтому разработав собственную форму штатного расписания работодатель может указывать разряды, надбавки и премии или не указывать их вовсе, если они не предусмотрены в организации.*

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как начислить и отразить в бухучете ежеквартальные и ежемесячные премии

Систему премирования организация разрабатывает самостоятельно. То есть организация вправе установить для сотрудников любые виды .*

Виды премий

В зависимости от периодичности выплаты премии делятся:*

на ;
на периодические, выплачиваемые в течение года (например, ежемесячные и ежеквартальные);
на .

В зависимости от оснований выплаты премии делятся:

на производственные (начисленные за трудовые достижения сотрудника);
на непроизводственные (не связанные с результатами трудовой деятельности сотрудника).

По источникам выплаты премии делятся:

на выплаченные за счет расходов по обычным видам деятельности;
на выплаченные за счет прочих расходов;
на .

Ежемесячные и ежеквартальные премии могут быть как производственными (например, ежемесячные премии, являющиеся частью зарплаты), так и непроизводственными (например, ежемесячные премии сотрудникам, имеющим детей). Обычно выплата ежемесячных и ежеквартальных премий связана с производственной деятельностью сотрудников.*

Ежемесячные и ежеквартальные премии можно выплачивать из любых источников. Чаще всего ежемесячные и ежеквартальные премии выплачиваются за счет расходов по обычным видам деятельности.

Порядок выплаты

Порядок выплаты ежемесячных (ежеквартальных) премий может быть закреплен:*

в ();
в (

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как в Штатном расписании организации отразить надбавки? К примеру, по ШР мы планируем с начала этого года 15 ед. электромонтажников, по факту - у нас их всего 5, соответственно аттестовано 5 рабочих мест.

Ответ

Форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В этой форме предусмотрены графа «надбавка». Следовательно, если в отношении той или иной должности предусмотрена выплата премий или надбавок, эту информацию нужно отразить в штатном расписании.

В графах 6-8 «Надбавки» укажите стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством, а также введенные по усмотрению организации.

С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В приведенной ситуации, следует указать доплаты по всем должностям, а в примечании указать, что доплаты выплачиваются на основании результатов аттестации (специальной оценки).

Если по результатам специальной оценки будут определены должности с разными условиями, то такая оговорка позволит платить доплату только тем сотрудникам, у которых были выявлены вредные условия труда.

Подробности в материалах Системы:

1. Ситуация: Нужно ли вносить в штатноерасписание разряды, надбавки и премии

Да, нужно.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и .

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются .

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Нужна помощь, чтоб разобраться в следующем вопросе: как в штатном расписании правильно отразить именную доплату. Объясню более конкретно: у нас на предприятии предусмотрена доплата за выслугу лет. Допустим два человека одной специальности, на одной тарифной ставке, но один проработал 3 месяца (доплаты за выслугу лет ещё нет), а у другого стаж уже 18 лет (выслуга составляет 35%).Нам нужно, чтоб сумма по выслуге лет вошла в общий фонд оплаты труда в штатном расписании. А если мы сделаем просто ссылку, то при утверждении штатного не будет понятно будет или нет по ФОТ превышение.

Ответ

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним.

Надбавки за опыт работы, образование и т. д. должны быть подробно прописаны в или другом локальном документе, например, положении об оплате труда. Кроме того, доплаты и надбавки обязательно укажите в трудовом договоре с сотрудником ( и ТК РФ).

Доплаты и надбавки, которые организация установила по своей инициативе в трудовых (коллективных) договорах, учитываются в расходах при расчете единого налога, если организация применяет упрощенку по объекту «доходы за вычетом расходов». Основанием в данном случае будет пункта 1 и статьи 346.16 НК РФ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Форма штатного расписания

Организация может по собственному выбору:
– либо использовать унифицированную форму штатного расписания, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ).

Унифицированная форма штатного расписания утверждена .

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.*

Главбух советует: чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям.*

Ознакомление сотрудников

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников () со штатным расписанием работодатель не обязан.

Вместе с тем, работодатель должен будет это сделать, если такая обязанность предусмотрена внутренними документами организации (например, коллективным договором или соглашением).

Аналогичные разъяснения содержатся в .

Нина Ковязина ,

2. Ситуация: можно ли платить сотрудникам организации, занимающим одинаковые должности, разные суммы за счет надбавок

Да, можно.

Платить сотрудникам разные суммы можно, не меняя сумму оклада. То есть оклад остается одинаковым для всех сотрудников, которые занимают одну и ту же должность ( , ТК РФ). Но в целом зарплата сотрудников на одной должности может быть разной, поскольку она зависит в том числе от надбавок и премий ().

Это могут быть надбавки за опыт работы, образование (в т. ч. знание языка), объем проделанной работы и т. д. В данном случае работодателя ничто не ограничивает. Критерии, по которым сотрудникам полагаются надбавки, должны быть подробно прописаны в или другом локальном документе.*

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Другие доплаты и надбавки

Общие правила. Администрация организации может самостоятельно установить к заработной плате сотрудника любые иные доплаты и надбавки (). Например, доплаты за стаж работы в организации, отсутствие дисциплинарных взысканий и т. д.

Для этого размер и порядок выплаты надбавок и доплат нужно прописать:

в коллективном договоре ();
в другом локальном акте организации, например в Положении об оплате труда ( и ТК РФ).

Кроме того, доплаты и надбавки обязательно укажите в трудовом договоре с сотрудником ( и ТК РФ).*

Налог на прибыль. Доплаты и надбавки, установленные организацией, учитывайте в составе расходов на оплату труда, если они предусмотрены:

либо в трудовых договорах с сотрудниками;
либо в коллективном договоре организации.

Если организация применяет метод начисления, момент признания расходов в виде доплат (надбавок) зависит от того, к прямым или косвенным расходам они относятся.

Косвенные расходы признают в момент начисления ( , НК РФ).

Прямые расходы учитываются по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены (). Организации, оказывающие услуги, могут учесть прямые расходы в момент их начисления ().

Как правило, доплаты и надбавки в налоговом учете относятся к косвенным расходам ( , НК РФ). Исключение – доплаты (надбавки), выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг (например, доплаты к окладу производственных рабочих). Они относятся к прямым расходам.

Такие правила установлены в пункта 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Если организация применяет кассовый метод, сумму доплат (надбавок) включите в состав расходов в момент их выплаты сотруднику ().

Обычно доплаты (надбавки) организация платит вместе с основной зарплатой в месяце, следующем за месяцем их начисления. Поэтому в учете возникают вычитаемые временные разницы (). Они приводят к образованию отложенного налогового актива ().

Упрощенка. Доплаты и надбавки, которые организация установила по своей инициативе в трудовых (коллективных) договорах, учитываются в расходах при расчете единого налога. Но, разумеется, только в том случае, если организация применяет упрощенку по объекту «доходы за вычетом расходов». Основанием в данном случае будет пункта 1 и статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.*

Доплаты (надбавки) учтите в момент их выплаты (). Ведь упрощенщики учитывают свои затраты по кассовому методу.*

Если организация выбрала объектом налогообложения «доходы», доплаты (надбавки), установленные организацией, на расчет единого налога никак не повлияют.

Дело в том, что при таком объекте налогообложения организация не учитывает свои расходы, в том числе и расходы по зарплате ().

Зарплата - 2014

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Говоря о премии в штатном расписании, нужно сначала разобраться, что это за доплаты такие. ТК РФ не даёт определения для этого термина, хотя само по себе словосочетание «штатное расписание» в кодексе и встречается. Тем не менее, на основе содержания нормативных актов можно сделать вывод о том, что штатным расписанием является документ, который определяет:

Надо отметить, что последний пункт не всегда обязателен. Из содержания ст. ст. 57 , и 180 ТК РФ можно сделать вывод о том, что главная цель ШР – всё-таки закрепить структуру и численность , а размеры окладов могут быть прописаны и в трудовых договорах (индивидуальных или коллективных). Аналогичные выводы можно сделать и из содержания ФЗ «О бухгалтерском учёте» .

Тем не менее, и унифицированная форма №Т-3 (уже не обязательная, но до сих пор широко используемая), и утверждённые на многих предприятиях бланки штатных расписаний предусматривают соответствующую графу в документе. Но если с окладом всё более или менее понятно, то как быть с премиями?

Система премирования предусматривает :

Система премирования разрабатывается работодателем самостоятельно (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
С момента вступления в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» использование унифицированных форм (таких, как №Т-3) обязательно только для государственных организаций. Коммерческие же могут самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания, включая в неё размер выплат или же не отражая эту информацию нигде.
Помимо штатного расписания на предприятии может действовать и утверждённая руководством система премирования. В том случае, если такой документ был принят, указывать размер премии в расписании не обязательно.
Тем не менее, в штатном расписании могут быть отражены регулярные выплаты в адрес работника.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: если в штатном расписании указан размер оклада (в виде твёрдой суммы, с привязкой к тарифам и т. д.) – то в нём следует отразить и размер премий, которые сотруднику на этой должности выплачиваются регулярно.

Важно! Нужно иметь в виду, что если премии отражаются в документах предприятия (в штатном расписании, положении, коллективном договоре и т. д.) – у работодателя, по сути, появляется обязанность их выплачивать.

Поэтому если он не готов это делать – отражать их не стоит. Достаточно выплачивать определённые суммы работникам на основании разовых приказов.

Где в документе говорится о премиях?

Если же на конкретном предприятии решено в штатном расписании зафиксировать размер премии, то встаёт вопрос: где именно она должна отображаться?

Если в компании используется форма №Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата РФ №1 в 2004 году , то нужно иметь в виду: графы с 6 по 8 унифицированной формы предусматривают дополнительные персональные надбавки работникам, занятым на конкретной должности в штате (о том, как заполнить форму Т-3, читайте ). Следовательно, именно там и можно зафиксировать размер премии.

В том же случае, если на предприятии применяются самостоятельно разработанные, согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте» бланки для , работодатель вправе выделить любое место в документе под указание премии.

В каких единицах указывается?

Указание на размер премии в штанном расписании можно оформить разными способами.

Распространены следующие варианты премий :

Конкретный размер в денежных суммах.
В процентах от оклада по должности (оклад же в свою очередь фиксируется в графе 5 расписания, если применяется форма №Т-3).
В единицах, кратных МРОТ, утверждённому Правительством РФ.
В виде ссылки на положение о премировании, действующее на предприятии.

Выбор конкретного варианта остаётся на усмотрение работодателя.

Как отразить следующие доплаты?

Единоразовая

В том случае, если премиальные выплаты в организации носят разовый характер, отражать их в штатном расписании или иных документах, фиксирующих условия трудовых отношений, не обязательно.

На заметку. При использовании формы Т-3, работодатель указывает лишь те компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и т. д.), выдающиеся работнику на регулярной основе. Указывать разовую премию в нём не надо.

Если же работодатель принял решение премировать конкретного сотрудника, целый отдел или весь личный состав целиком, то он может это сделать с помощью своего распоряжения, оформленного в виде приказа. Оформляется документ по форме Т-11 или же с помощью бланка, утверждённого на предприятии.

Приказ может выглядеть, к примеру, так: «Иванова Петра Семёновича, слесаря-ремонтника ремонтного цеха ООО «Фортуна», наградить премией в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей за добросовестный труд и проявленную инициативу. Основание: представление начальника ремонтного цеха ООО «Фортуна» Сидорова Т. С. Генеральный директор ООО «Фортуна» Петрова С. М.» .

Постоянная

В том же случае, когда премия носит характер не разовой выплаты за единовременное трудовое свершение на рабочем месте, а является регулярной, оформлять следует её другими способами. В этой ситуации она может быть отражена в одной из граф, касающихся выплат и надбавок в штатном расписании. Примеры того, что можно писать в строке для оформления постоянных премий:

«Премия в размере 10% от оклада при условии выполнения установленного плана» .
«Премия в сумме 6 000 (шести тысяч) рублей при условии отсутствия дисциплинарных взысканий в течение месяца» .
«Премия в соответствии с п. 3.24 Положения о премировании, утверждённого приказом генерального директора ООО «Фортуна» №128-к от 14.05.2015 г.»

Важно! Выбор конкретного варианта остаётся за работодателем и зависит от принятой на предприятии системы оплаты труда – при условии, что она не противоречит действующим нормам ТК РФ и иного трудового законодательства.

Заключение

Является важным документом во всех отношениях, касающихся трудового взаимодействия работника и работодателя. И хотя после 2013 года указывать в нём порядок оплаты в целом и премию в частности уже не обязательно, на практике такое указание часто делается. Главное при этом – не нарушать требования закона.

В организации применяется форма штатного расписания Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, положение о премировании не разработано. Работникам периодически по приказу руководителя выплачиваются разного рода поощрительные выплаты, премии, не носящие систематический характер (например за интенсивность работы).
Нужно ли вносить указанные выплаты в качестве надбавок в штатное расписание?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Разовые поощрительные выплаты, премии, начисляемые и выплачиваемые работникам только на основании приказа работодателя, в графу "надбавки" штатного расписания включать не следует.

Обоснование вывода:

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Указания), при заполнении унифицированной формы штатного расписания (форма N Т-3), утвержденной тем же нормативным актом, в графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например северные надбавки, надбавки за ученую степень и прочие), а также введенные по усмотрению организации (например связанные с режимом, условиями труда, премии).

Указания не содержат разъяснений о том, что следует понимать под стимулирующими и компенсационными выплатами, введенными по усмотрению организации.

Поскольку в рассматриваемом случае премии и другие поощрительные выплаты, указанные в вопросе, не закреплены ни в коллективном договоре, ни в соглашении, ни в каком-либо в локальном нормативном акте, действующем в организации, их нельзя назвать выплатами, предусмотренными системой оплаты труда. Исходя из того, что под выплатами, введенными по усмотрению работодателя, о которых упоминается в Указаниях, подразумеваются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, мы приходим к выводу о том, что разовые премии и надбавки не должны указываться в графах 6, 7 и 8 формы Т-13. Соответственно, в итоговой графе 9 формы штатного расписания следует отражать сумму окладов, приходящихся на все штатные единицы по той или иной должности без учета сумм таких разовых выплат.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Чашина Татьяна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.