Федеральный уровень правового регулирования электронного документооборота. Правовое регулирование электронного документооборота

Развитие электронного документооборота.

Статус электронного документа.

Особенности применения систем электронного документооборота.

Преимущества и недостатки электронного документооборота.

Использование электронной цифровой подписи.

Значение электронной цифровой подписи.

Легитимизация электронной цифровой подписи.

Нормативные акты

Федеральный конституционный закон от 28 июня 2004 № 5-ФКЗ «О референдуме Российской Федерации» // СЗ РФ.2004. № 27. Ст. 2710.

Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.

Федеральный закон от 10 января 2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127.

Федеральный закон от 29 ноября 2001 № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах» // СЗ РФ.2001. № 49. Ст. 4562.

Федеральный закон от 10 января 2003 № 20-ФЗ «О государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы» // СЗ РФ. 2003. № 2, Ст. 172.

Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»// СЗ РФ. 2006.№ 31 (1 ч.). Ст. 3451.

Федеральный закон от 21 июля 2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» // СЗ РФ. 2005. № 30 (ч. 1). Ст. 3105.

Федеральный закон от 24 июля 2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» // СЗ РФ. 2007. № 31. Ст. 4017.

Контрольные вопросы

Какие изменения в действующем законодательстве могут свидетельствовать о развитии электронного документооборота в Российской Федерации?

Какие на ваш взгляд проблемы не позволяют использовать электронные документы во всех областях деятельности органов государственной власти и местного самоуправления?

Что понимается в действующем законодательстве под электронным документом?

Дайте определение электронно-цифровой подписи.

Каков порядок получения электронно-цифровой подписи и ее значение для электронного документа?

Дайте характеристику субъектов правоотношений связанных с электронно-цифровой подписью?

В каких целях создаются удостоверяющие центры, и кем определяется порядок их деятельности?

В чем разница между открытым ключом электронно-цифровой подписи и закрытым ключом электронно-цифровой подписи?

Контрольные задания

Задание 1

ОАО "АвтоВАЗ" представило в налоговый орган декларации по налогу на прибыль за третий и четвертый месяцы 2007 года в электронном виде (на дискете) и на бумажном носителе. Однако обществу было отказано в принятии данных деклараций в связи с тем, что они не были направлены по телекоммуникационным каналам связи. ОАО «АвтоВаз» обратилось в суд о признании незаконными действия налогового органа.

Имеются ли в данном случае нарушения норм информационного права?

Задание 2

В соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» постройте пошаговую схему проведения аукциона в электронной форме на право заключить государственный контракт.

Каковы особенности подачи и рассмотрения заявок на участие в аукционе на право заключить государственный контракт, имеющих форму электронного документа?

Задание 3

Дайте характеристику процесса обеспечения достоверности документов, подготовленных с использованием ГАС «Выборы».

Какое значение имеет ЭЦП в государственной автоматизированной системе «Выборы»? Каковы цели ЭЦП в данной автоматизированной системе?

Задание 4

Индивидуальный предприниматель Савосин, являясь собственником земельного участка, 12 сентября 2008 года направил в орган исполнительной власти осуществляющий кадастровый учет заявление о снятии с кадастрового учета здания склада, ранее располагавшегося на его земельном участке. В своем заявлении Савосин указал, что данный объект недвижимости перестал существовать, так как 01 сентября 2008 года был уничтожен пожаром. Свое заявление Савосин направил в орган кадастрового учета в форме электронного документа с использованием сети связи общего пользования.

Ответа на свое заявление Савосин так и не получил. В свою очередь 01 декабря 2008 года органами исполнительной власти, осуществляющими кадастровый учет, проводилась плановая проверка на предмет соблюдения Земельного кодекса Российской Федерации и Федерального закона № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» по результатом которой было принято решение привлечь Савосина к административной ответственности по ч. 1 ст. 19.7 КоАП РФ.

Имел ли право Савосин направить свое заявление в форме электронного документа? Предусмотрен ли действующим законодательством порядок рассмотрения органами исполнительной власти осуществляющими государственный кадастровый учет рассмотрения заявлений имеющих форму электронного документа?

Есть ли основания для привлечения Савосина к административной ответственности по ч. 1 ст. 19.7 КоАП РФ.

Задание 5

Может ли электронный документ выступать доказательством в административном, арбитражном, гражданском или уголовном производстве?

- Какое значение имеет электронный документооборот в деятельности инвестиционных фордов в Российской Федерации?

- Является ли использование электронных документов правом инвестиционных фондов?

- На какого из участников инвестиционных отношений возложена обязанность обеспечения безопасности электронных документов?

И электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:

● отсутствует закон об электронном документе;

● отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;

● отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;

● не до конца сформирован понятийный аппарат в области .

Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД .

Для эффективного решения поставленных задач и достижения цели были изучены законодательные акты, нормативно-методические документы, специальные издания, в том числе материалы конференций в области документационного обеспечения управления.

Совершенствование ДОУ и как результат этого процесса - повсеместное внедрение СЭД - становится немыслимым без использования электронных документов. В этой связи необходимо отметить, что «правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает, прежде всего, юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности. … Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена».

Современное государственное регулирование электронного документооборота в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота.

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. В ст.11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Следующим не менее важным законодательным актом в области электронного документооборота является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ, который обеспечивает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами ЭП как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения электронных документов, в том числе при использовании СЭД и ЭД. В данном законе также дается понятие «электронного документа» как документа, в котором информация представлена в электронной форме. Подробнее данный закон, а также его отличия от предыдущего закона об электронно-цифровой подписи, рассмотрим в следующем пункте.

Следует также отметить Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу.

«Вопросы работы с электронными документами также затрагивается в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданскому, административному, уголовному, уголовно-процессуальному, трудовому, налоговому и другому законодательству РФ».

Приказ ФСБ РФ «Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» от 27.12.2011 г. № 795 устанавливает требования к совокупности и порядку расположения полей квалифицированного сертификата электронной подписи.

Приказ Министерства финансов РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ). В данном законе прописано, что документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).

Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26.7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации.

Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272-274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.

Отраслевые кодексы также содержат положения, касающиеся работы с электронными документами в соответствующих сферах деятельности. В частности, Налоговый кодекс РФ в ст. 80 содержит разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде. Таможенный кодекс РФ в п. 8 ст.63 также закрепляет, что документы, необходимые для таможенного оформления могут быть представлены в электронной форме. Трудовой кодекс РФ в главе 49.1 предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника (данные изменения в ТК РФ были внесены введением в силу ФЗ № 60 от 05.04.2013 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В ст. 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.

Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы.

При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Государственная система ДОУ содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.

Главным образом классификаторы технико-экономической и социальной информации могут использоваться организациями для формирования соответствующих системных справочников СЭД и ЭД. «В настоящее время в связи с массовым внедрением автоматизированных систем документооборота использование классификаторов приобретает ключевое значение. Классификационные коды могут быть использованы в качестве основы для построения систем автоматизации документооборота» .

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты , утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. применяется для оформления кадровых документации. При использовании системы электронного документооборота и электронного документа может быть создан системный справочник, содержащий данные формы.

Для определения норм времени на основные виды работ по ДОУ, в том числе при использовании систем автоматизации, применяются следующие нормативные документы:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ , утв. Постановлением Министерством труда РФ от 25.11.1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 г. № 152;

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда от 36.03.2002 г. № 23.

Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.

Кроме того, полезными будут и другие рекомендации разработанные Росархивом .

Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).

Международные стандарты в области электронного документооборота

В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно было бы посоветовать как рекомендации при выборе системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.

Стандарт может использоваться:

● разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;

● текущими клиентами системы: как основа для проведения аудита использования системы;

● потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;

● специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству. 8

В общем, стандарт - несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации. 8

Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД и ЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.

Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. Это «первый международный стандарт по организации делопроизводства и документооборота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота». Более того, «стандарт ISO 15489 использует современный функциональный подход к организации документооборота, позволяющий связывать нормативные требования (например, статус «документа», сроки хранения и т.п.), с деловыми функциями, в результате выполнения которых возникает данный информационный материал» .

Таким образом, «в условиях, когда нормативно-методическая база отечественного делопроизводства сократилась в силу разных причин до минимума, а государственное регулирование вопросов управления документацией практически отсутствует, этот стандарт может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях» .

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

Требования к хранению документов в архивах и библиотеках устанавливает ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов».

Заключение

В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.

При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20

Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241

Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации/ Н.А.Храмцовская// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293

Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. - С.292-293

(3,24 - оценили 4 чел.)

По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

20 апреля 1981 года Государственный комитет по науке и технике СССР Постановлением № 100 утвердил «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «…документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3). При заключении предприятиями договора об обмене документами на машинных носителях им предписывалось устанавливать дополнительные реквизиты, которые должны были отражаться на человекочитаемых копиях магнитных документов (п. 22). Таким образом, была предпринята попытка регламентации порядка работы с новым типом документов путем создания различных нормативных актов в отдельных отраслях деятельности общества.

Но первым решением этой задачи на ином общегосударственном уровне можно считать принятие Государственным комитетом СССР по стандартизации ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» 9 октября 1984 года. Этот Государственный стандарт впоследствии являлся основным нормативно-методическим документом, регулирующим использование этих документов в различных областях. Рассматриваемый нормативный акт установил обязательные требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Согласно статье 2.1, документ на машинном носителе должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-создателя, местонахождение организации-создателя или почтовый адрес, наименование документа, дата изготовления документа, код лица, утвердившего документ. Последний реквизит в соответствии со статьей 2.8 должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограмме, или лица, утвердившего такой документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе. Необходимо также наличие технических и программных средств и организационных условий, исключающих возможность пользования чужими кодами. Таким образом, по аналогии с подписанием традиционных документов на бумажном носителе для документов на машинном носителе рекомендовалось использование специального кода создателя документа или ответственного лица.

В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86)», которые установили порядок внедрения и применения ГОСТ в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях.

Глава 2 «Требования к подлинникам документов» определяет, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты) (п. 2.1). Создание документов на машинных носителях и машинограммах может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.

В принятой в 1991 году «Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» мы встречаем определения терминов - «машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты» и «машинограмма - документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке» (глава 2.3.3).

В 1992 году появляется еще один заметный нормативно-методический документ «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», который также содержит определение термина «машинограмма - документ, созданный при помощи средств вычислительной техники и оформленный на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и может использоваться на равных основаниях с машинописными документами».

Кроме того, статья 3.6 «Автоматизация документирования» говорит о допустимости применения автоматизированных технологий в документировании деятельности соответствующих организаций. Таким образом, мы видим, что в нормативно-методических актах постепенно закрепляется возможность использования документов на машинных носителях и машинограммах в деятельности определенного круга организаций и учреждений, а также некоторые общие определения.

И только в мае 1994 года были приняты два Государственных стандарта - ГОСТ Р 34.10-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе криптографического алгоритма» и ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кэширования», которые закрепили определенную технологию создания электронной цифровой подписи. Первый из вышеперечисленных Государственных стандартов устанавливает процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи сообщений (документов), передаваемых незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения на базе асимметричного криптографического алгоритма с применением функции кэширования. Внедрение системы электронной цифровой подписи на базе настоящего стандарта обеспечивает защиту передаваемых сообщений от подделки, искажения и однозначно позволяет доказательно подтвердить подпись лица, подписавшего сообщение.

Система электронной цифровой подписи базируется на методах криптографической защиты данных с использованием кэш-функции. Алгоритм и процедура вычисления кэш-функции изложены в ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кэширования». Функция кэширования заключается в сопоставлении произвольного набора данных в виде последовательности двоичных символов и его образа фиксированной небольшой длины, что позволяет использовать эту функцию в процедуре электронной цифровой подписи для сокращения времени создания и проверки подписи.

Вслед за принятием государственных стандартов Российской Федерации возникла необходимость урегулировать использование документов в электронной форме в качестве судебных доказательств. В связи с этим было издано письмо Высшего арбитражного суда РФ от 19 августа 1994 года № С1-7/ОП-587 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике», где подтверждалась возможность принятия в качестве доказательств документов, изготовленных и подписанных электронной цифровой подписью, при наличии в договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказательства подлинности договора и достоверности подписей. В письме Высшего арбитражного суда РФ от 7 июня 1995 года № С1-7/03-316 установлено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

Что же касается именно вопросов законодательного регулирования Электронных документов и электронной подписи, то первым из законов следует рассмотреть Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», принятый в 1995 году. Данный правовой акт определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

В статье 2 рассматриваемого закона предложены основные термины и определения. Наибольший интерес представляют толкования терминов «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» и «информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

В статье 5 «Документирование информации» рассматриваются вопросы юридической силы документов, полученных из автоматизированных информационных систем. В соответствии с п. 2 ст. 5 документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (п.3 ст. 5).

Таким образом, электронная цифровая подпись становится обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе и позволяет реализовать механизм проверки достоверности сведений, содержащихся в таком документе.

Согласно п. 4 ст. 5 рассматриваемого закона, право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации. Постановление Правительства РФ от 11 апреля 2000 года № 326 «О лицензировании отдельных видов деятельности» определило, что лицензирование деятельности по удостоверению идентичности электронной цифровой подписи должно осуществляться Федеральным агентством правительственной связи и информации при Президенте РФ.

В обязанности этой организации входит также сертификация шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации (электронная подпись). Согласно Указу Президента РФ от 3 апреля 1995 года № 334 «О мерах по соблюдению законности в области разработки, производства, реализации и эксплуатации шифровальных средств, а также предоставления услуг в области шифрования информации», запрещается использование государственными органами и предприятиями в информационно-телекоммуникационных системах шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации, и защищенных технических средств хранения, обработки и передачи информации, не имеющих сертификата Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте РФ, а также размещение государственных заказов на предприятиях, в организациях, использующих указанные технические и шифровальные средства, но не имеющие соответствующего сертификата.

Применительно к гражданским правоотношениям основополагающие положения о возможности использования электронных документов и электронной подписи содержатся в Гражданском кодексе РФ. В статье 160 закреплены требования к письменной форме сделок. В соответствии с п. 2 указанной статьи использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, гражданское законодательство допускает использование электронно-цифровой подписи, но не конкретизирует указанное положение, а только устанавливает, что специальное регулирование должно осуществляться законами и иными правовыми актами, либо специальным соглашением сторон.

Статья 434 Гражданского кодекса РФ «Форма договора» устанавливает, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок. В соответствии с п. 2 ст. 434 договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Важным положением является норма о том, что допускается заключение договора путем обмена документами при помощи электронной связи. Однако при этом должна быть возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

С принятием второй части Гражданского кодекса РФ стало возможным использовать электронные средства платежа при расчетах. В соответствии со ст. 847 п. 3 договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом.

В отсутствии специальных законодательных норм Центральный банк РФ издал ряд нормативных документов, позволяющих использовать электронные платежные документы в практической деятельности.

Безусловно, нельзя оставить без внимания и один из последних Государственных стандартов по делопроизводству и архивному делу - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором дан перечень основных терминов и определений в данных областях, обязательных для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В п. 3 рассматриваемого Государственного стандарта дано определение термина «документ, документированная информация», который понимается как «…зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В качестве «носителя документированной информации» подразумевается «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде» (п. 5).

А документ на машинном носителе определяется как «…документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной» (п. 17).

Утверждение «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 8 ноября 2005 года, которая явилась новой редакцией «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Целями новой Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, а также совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Интересно отметить, что положения новой типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, что можно считать прогрессивным шагом в условиях современного общества. Но автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа (п. 1.4 глава 1). Таким образом, несмотря на то, что в рассматриваемой Типовой инструкции не фигурирует термин «электронный документ», подразумевается, что ее положения, направленные на документы на бумажном носителе, справедливы и для документов в электронном формате.

Например, статья 6.2 «Организация доставки документов» содержит п. 6.2.1 о том, что доставка документов в федеральные органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте (п. 6.2.2).

Особый интерес представляет статья 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи», в которой говорится о том, что «…электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения» (п. 6.6.2). Далее в п. 6.6.3 регламентируется сам процесс работы с такими документами «осуществляется через эти почтовые ящики».

Таким образом, рассмотренные положения Типовой инструкции позволили определить некоторые практические моменты использования электронных документов в практической деятельности органов исполнительной власти, что было непросто при отсутствии соответствующей законодательной базы.

Безусловно, нельзя оставить без внимания законодательные акты и нормативные документы, устанавливающие порядок работы в различных отраслях, но так или иначе содержащие нормы, регламентирующие деятельность с информацией на электронных носителях в отраслевых правовых отношениях.

В январе 2001 года появилось Постановление Пенсионного фонда Российской Федерации «О введении в системе Пенсионного фонда Российской Федерации криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Постановление содержит Регламент регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и обязует соответствующие организации использовать для защиты информации, передаваемой в электронной форме, средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи «Верба-О/ОW».

Таким образом, создается закрытая информационная система для обмена электронными документами между юридическими, физическими лицами и организациями Пенсионного фонда РФ.

В статье 2 рассматриваемого Положения предлагаются определения терминов: «электронный документ - информация, представленная в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущая быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа», «электронная цифровая подпись - последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования исходной информации, которая позволяет подтверждать целостность и неизменность этой информации, а также ее авторство».

В рассмотренном Положении мы видим нестандартное определение термина «электронный документ» с точки зрения специалиста-документоведа, содержащее в основном технические моменты, а также определенные требования к технологии подписания электронных документов, что дает возможности для скорейшего внедрения новой технологии работы с документами в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности», принятый в августе 2001 года, в статье 17 устанавливает обязательность лицензирования деятельности по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи, регистрации владельцев электронной цифровой подписи, оказанию услуг, связанных с использованием и подтверждением подлинности электронной цифровой подписи.

Кроме того, предусмотрено лицензирование деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств; по их техническому обслуживанию и по предоставлению услуг в области шифрования информации.

После нескольких лет обсуждений различных законопроектов решающим шагом стало подписание 10 января 2002 года Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», создающего правовую основу для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.

Целью этого Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения рассматриваемого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Возможность применения положений закона к иным отношениям ставится в зависимость от наличия соответствующих норм в иных законодательных актах.

В статье 3 рассматриваемого закона определяются основные понятия. Термин «электронный документ» трактуется в самом общем смысле - «…документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Главной особенностью этого термина специалисты считают отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю. Один и тот же документ может существовать на разных носителях, поэтому к нему не применимы такие понятия, как оригинал и копия. Все идентичные по содержанию экземпляры электронного документа могут рассматриваться как оригиналы и отличаться друг от друга только датой создания. А в качестве копии электронного документа может рассматриваться только его копия на бумажном носителе.

Для подтверждения достоверности электронного документа используется электронная цифровая подпись, которая понимается в законе как «…реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе». Таким образом, создатели российского закона прямо указывают на то, что электронная цифровая подпись может создаваться только с использованием криптографической технологии. Действие закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, в том числе и электронных (шифры, коды, пароли и так далее).

Важнейший вопрос юридической силы электронной цифровой подписи изложен в статье 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи». Согласно п. 1 ст. 4, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Рассматриваемый закон впервые закрепляет на законодательном уровне правовой институт удостоверяющих центров. Глава 3 полностью посвящена деятельности удостоверяющих центров, то есть созданию специальной инфраструктуры для использования электронных цифровых подписей в электронных документах.

В главе 4 рассматриваемого закона «Особенности использования электронной цифровой подписи» закрепляется возможность ее использования в сфере государственного управления (ст. 16). Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов.

Особое внимание хотелось бы обратить на статью 19, положения которой позволяют использовать электронную цифровую подпись для заверения документов с печатью при переводе их с бумажного носителя на электронный. Таким образом, в российском законодательстве впервые предпринимается попытка отказа от реквизита «печать» и замещения его определенным видом подписи, приемлемой для данного носителя, в частности электронной цифровой подписи, которая в соответствии с законом обладает уже свойствами двух реквизитов: «подпись» и «печать».

Очевидно, что принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» позволило на законодательном уровне определить основные понятия, такие как «электронный документ» и «электронная цифровая подпись», наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов. Но практическое применение положений закона невозможно без создания соответствующей инфраструктуры удостоверяющих центров и уполномоченного федерального органа.

Вступление в силу Закона «Об электронной цифровой подписи» показало необходимость внесения изменений в некоторые действующие законы. Например, в статью 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете», принятого Государственной думой 23 февраля 1996 года, был внесен пункт 6, содержащий положение о том, что «…при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Последней редакцией рассматриваемого закона от 23 ноября 2009 года допускается передача бухгалтерской отчетности пользователю по телекоммуникационным каналам связи. При получении такой отчетности пользователь обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде (ст. 15 п. 5).

В первой редакции Закона «О бухгалтерском учете» закреплялось лишь положение о том, что «…первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В этом случае организация была обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и для контролирующих органов» (ст. 9 п. 7).

Практически сразу после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», закрепившего понятие «электронный документ», были приняты «Основные правила работы архивов организаций» - нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с разными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая уже и электронные документы.

Правила позволяют создавать архивы документации на электронных носителях и осуществлять прием электронных документов обычными архивами организаций, которые обязаны обеспечивать сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение (п. 1.3.4).

Храниться электронные документы могут или в архиве организации, или в специальном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.). Но обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: наличие в архиве программно-аппаратных средств для их хранения, копирования и воспроизведения, перезаписи в новые форматы и передачи по каналам связи; обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации (ст. 4.4.2.5).

Важным моментом является и то, что при подготовке электронных документов для сдачи в архив необходимо подготовить полный комплект сопроводительной документации, которая должна включать помимо традиционных и некоторые специальные пункты: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т. д.), объем документа (ст. 2.3.5).

Предельный срок временного хранения архивных документов в организации устанавливается одинаковый для всех документов на машинных носителях - пять лет. Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях, но помимо общих критериев должны учитываться и некоторые специальные, такие как: стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат, наличие сопроводительной документации и соответствующего электронного оборудования.

Мир не стоит на месте, каждый день появляется все большее количество разнообразных, более совершенных гаджетов и программного обеспечения. На фоне всех этих событий в современном деловом мире также появляется все большее количество разнообразных помощников. Например, сегодня весьма большую популярность в России приобрела система электронного документооборота, именуемая СЭД. Правовое регулирование электронного документооборота – сфера, которая по сей день стремительно развивается и приобретает более четкий силуэт.

«Электронное» право

Буквально за одно столетие человечество скопило огромный объем знаний, касающихся:

• создания информации;
• ее хранения;
• передачи;
• преобразования.

Для существования любой организации необходимы специальные сотрудники или электронные системы, которые занимались бы вышеперечисленными процессами. Так как мы живем в эпоху информационной революции, многие аналоговые источники данных постепенно трансформируются в цифровые. Благодаря такому формату люди могут заключать важные деловые сделки, находясь на разных материках, осуществлять банковские переводы, подавать документы на регистрацию в контролирующие и страховые инстанции, вовсе не выходя из любимого дома или офиса.

Теперь не нужно писать заявление от руки, а чтобы оно имело законную силу, заверять его печатью и подписью. Можно скачать типовую форму документа на электронном носителе заполнить ее. Чтобы легальность такой бумаги была неоспорима, на ней достаточно оставить свою электронную цифровую подпись.

Существующие проблемы

Казалось бы, все так просто и легко. Какие проблемы могут быть у такой идеальной системы? Однако даже сверхновые технологии, помимо многих преимуществ, получают также и некоторые недостатки.

Проблемы электронного документооборота связаны не столько с материальными ресурсами и техническим обеспечением, а скорее, с моральными качествами общества.

Для доказательства можно привести самые распространенные проблемы, связанные с СЭД:

1. Неготовность персонала компании перейти от старых привычных форм работы к более новым и совершенным. Ни для кого не секрет, что старшее поколение не особо умеет пользоваться оргтехникой. В большинстве случаев именно молодой трудовой коллектив намного проще приучить работать с постоянно меняющимися технологиями.
2. Зачастую переходить на систему ЭДО не хочет коррумпированное начальство, опасаясь прозрачности всех деловых процессов, которые появятся после внедрения такой полезной электронной системы в их компании.
3. Объективные факторы. В жизни имеют большое значение случайности или стечение обстоятельств, когда мы не можем ничего толком изменить, а остается только наблюдать и ждать. Например, общественные и политические события имеют важное влияние на все отрасли хозяйствования.

Правовые проблемы электронного документооборота включают в себя следующие аспекты:

1. Вся правовая система прошлых столетий создавалась, когда важнейшую роль играли все-таки материальные ценности человечества. Сейчас же в мире осталось больше идеального, нежели осязаемого и материального. На первое место ставится информация и авторские права субъекта на нее. В последнее время появляются новые преступные образования (группировки) или отдельные лица – хакеры, которые промышляют несанкционированным изъятием чужой информации в своих преимущественно корыстных целях. Вследствие этого в законодательной базе любого государства, которое каким-то образом связано с инновационными компьютерными технологиями и информацией, появляются все новые виды правонарушений и наказаний за них.
2. Правовое обеспечение охраны носителей информации пока находится не на достаточно высоком уровне своего развития, что также способствует неправомерному использованию СЭД и ее ресурсов.
3. Существует нерешенный вопрос, связанный с защитой персональной конфиденциальной информации граждан, которая находится в специальных базах данных. В умелых руках любое скопление информации о посторонних людях может превратиться в бомбу замедленного действия.
4. Проблемы правового регулирования электронного документооборота во многих случаях тесно связаны с вопросом определения юридического статуса документов, представленных в электронном формате. Сегодня множество проблем возникает на фоне создания электронных подписей.
5. Любой код можно взломать. Несмотря на высокую степень защищенности документов, находящихся в глобальной сети Интернет, любой из них рано или поздно можно взломать, а информацию использовать не всегда во благо человечества.

Сказать, что в данной сфере все плохо и опасно, нельзя. Ведь те люди, которые взламывают пароли и используют персональную информацию иных субъектов, обычно, занимаются также и разработкой всевозможных способов защиты данной информации. Современные охранные системы электронной СД стали еще суровее прежних. Теперь для того, чтобы получить доступ к определенным ресурсам, заявитель должен предоставить свой ДНК, скан сетчатки глаза или отпечаток ладони. Такие барьеры доступны не для всех, но также существует масса способов (более бюджетных), чтобы уберечь свои документы от взлома и незаконного использования. Например, электронная подпись. Она имеет достаточную юридическую силу, чтобы бесполезную бумагу преобразовать в законный и защищенный документ.

Понятие «документооборота» четко определено в Положении о документах и документообороте, под данным термином следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Материальным носителем документации может быть любой материальный объект, который может быть использован для фиксации речевой изобразительной или звуковой информации. Но для целей бухгалтерского учета документ обязательно должен быть на бумажном носителе, в противном случае он не может быть принят к учету. Данная норма отражена в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) от 06.07.99 (в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н).

Соответственно организации требуется изготавливать копии документов или несколько экземпляров одного и того же документа, которые необходимы контрагентам или контролирующим органам.

В соответствии ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность отражает, представляет данные о результатах деятельности предприятия его имущественном положении, текущей сумме активов и пассивов.

Работа бухгалтера сопряжена с организационно-распорядительными документами т.к. именно финансовая служба формирует, визирует и использует данную категорию документации. В должностные обязанности главного бухгалтера обычно входит

• - организация бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики компании, контроль за рациональным использованием ресурсов материальных, трудовых и финансовых;
• - формирует рабочий план счетов на основе специфики деятельности организации, утверждает типовые формы используемых документов;
• - определяет порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;
• - несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и формирование отчетности в подразделении организации на основе централизации учетных процессов и применении современных программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета;
• - составляет отчетность на основании данных об имущественном и финансовом положении предприятии;
• - формирует достоверную информацию о движении и распределении имеющихся у предприятия ресурсах;
• - осуществляет учет активов и пассивов, отражает изменения на счетах бухгалтерского учета, формирует итоговую сумму издержек и себестоимости;
• - исчисляет проценты по кредитам и займам, ведет учет долговых обязательств;
• - ведет учет в соответствии с действующим законодательством, контролирует формирование налоговой базы и исчисление налогов в организации;
• - контролирует порядок и полноту начисления заработной платы, ее документальное оформление;
• - предупреждает факты хищения, порчи, не рационального использования ТМЦ, контролирует законность расходования денежных средств;
• - контролирует формирование и передачу в необходимых случаях информацию по материалам возбужденных дел в судебных и следственных органах;
• - взаимодействует с кредитными учреждениями по вопросу размещения свободных денежных средств на депозитных вкладах и приобретения ценных бумаг;

Все вышеперечисленные функции включают в себя процесс создания управленческой документации, участвующей в документообороте предприятия. Главный бухгалтер несет ответственность за документальное оформление все фактов хозяйственной жизни организации и должен контролировать процесс документооборота предприятия, в соответствии с должностными обязанностями структурных подразделении бухгалтерской службы.

Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

• 1) документацию по созданию организации, предприятия:
  • - договор об аренде;
  • - заявление на государственную регистрацию;
  • - протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;
  • - заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;
  • - распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;
  • - устав;
  • - письмо об изготовлении печати, штампа;
  • - приказ о создании предприятия;
  • - учредительный договор и т.д.;
• 2) документацию по реорганизации организации, предприятия:
  • - приказ о реорганизации;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;
  • - решение совета директоров (правления) о реорганизации;
• 3) документацию по ликвидации организации, предприятия:
  • - акт о ликвидации;
  • - приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;
  • - решение совета директоров (правления) о ликвидации;
  • - письмо с сообщением о ликвидации;
  • - письмо участника о выходе из совместного предприятия;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;
• 4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:
  • - заявку на участие в конкурсе;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;
  • - свидетельство о регистрации;
• 5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:
  • - постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
  • - протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;
  • - указание по вопросам основной деятельности;
  • - приказ по вопросам основной деятельности;
  • - приказ о распределении обязанностей между руководством;
• 6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - договор на производство работ (оказание услуг);
  • - правила внутреннего трудового распорядка;
  • - структуру и штатную численность;
  • - штатное расписание;
  • - должностную инструкцию;
  • - положение о структурном подразделении;
• 7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - письмо по вопросам основной деятельности;
  • - акт по вопросам основной деятельности;
  • - справку по вопросам основной и кадровой деятельности;
• 8) документацию по приему на работу:
  • - приказ о приеме на работу;
  • - заявление о приеме на работу;
  • - контракт о назначении на должность;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;
• 9) документацию по переводу на другую работу:
  • - заявление о переводе на другую работу;
  • - представление о переводе на другую работу;
  • - приказ о переводе на другую работу;
• 10) документацию по увольнению с работы:
  • - приказ об увольнении;
  • - заявление об увольнении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;
• 11) документацию по оформлению отпусков:
  • - график отпусков;
  • - заявление о предоставлении отпуска;
  • - приказ о предоставлении отпуска;
• 12) документацию по оформлению поощрений:
  • - представление о поощрении;
  • - приказ о поощрении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;
• 13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:
  • - докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
  • - объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

ГОСТом Р 6.30-97 предъявляются определенные требования к составлению документов.

При формировании управленческой документации используются следующие обязательные реквизиты:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - код формы документа;
• 06 - наименование организации;
• 07 - справочные данные об организации;
• 08 - наименование вида документа;
• 09 - дата документа;
• 10 - регистрационный номер документа;
• 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 12 - место составления или издания документа;
• 13 - гриф ограничения доступа к документу;
• 14 - адресат;
• 15 - гриф утверждения документа;
• 16 - резолюция;
• 17 - заголовок к тексту;
• 18 - отметка о контроле;
• 19 - текст документа;
• 20 - отметка о наличии приложения;
• 21 - подпись;
• 22 - гриф согласования документа;
• 23 - визы согласования документа;
• 24 - печать;
• 25 - отметка о заверении копии;
• 26 - отметка об исполнителе;
• 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 28 - отметка о поступлении документа в организацию;
• 29 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не представляется возможным.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

• 1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 3) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);
• 6) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 7) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 8) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26);
• 9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
• 10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);
• 12) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 13) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.).